Penerapan Business Process Improvement dengan Lean Six Sigma pada Sistem Layanan Digital di Pondok Pesantren Syafa'aturrasul

Abstract

Pondok Pesantren Syafa'aturrasul telah mengadopsi dua sistem digital utama, yaitu aplikasi Qrion untuk pemantauan aktivitas santri dan sistem unit usaha cashless On-Card. Namun, penggunaan teknologi tersebut masih menyisakan tantangan operasional berupa pemborosan waktu dan kesalahan data akibat prosedur manual yang belum terintegrasi. Penelitian ini bertujuan untuk memetakan proses bisnis berjalan (As-Is), menganalisis waste dan kapabilitas proses, serta merancang model proses usulan (To-Be) yang lebih efisien menggunakan pendekatan Business Process Improvement (BPI) dan Lean Six Sigma. Metode penelitian yang digunakan adalah kualitatif dengan rancangan studi kasus. Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara semi-terstruktur, observasi langsung, dan analisis dokumen internal. Pemodelan proses bisnis menggunakan BPMN dan simulasi dengan Bizagi Modeler. Hasil penelitian menunjukkan bahwa keempat proses layanan digital (pendaftaran akun, transaksi unit usaha, top-up saldo, dan pergantian kartu) masih didominasi aktivitas manual dengan rata-rata DPMO sebesar 50.417 (setara sigma level 3,14). Tiga jenis waste dominan yang teridentifikasi adalah waste of waiting, waste of defect, dan waste of overprocessing. Rancangan proses usulan (To-Be) yang mengintegrasikan otomatisasi pada aplikasi Qrion berhasil memangkas rata-rata cycle time sebesar 90,63%, menurunkan utilisasi staf Admin sebesar 98,6%, serta menekan jumlah cacat operasional sebesar 72,4%. Proyeksi peningkatan sigma level menjadi 4,19 dengan DPMO 3.532. Penelitian ini membuktikan bahwa penerapan BPI dengan pendekatan Lean Six Sigma secara simulatif mampu mengidentifikasi, mengukur, dan mengeliminasi waste operasional pada sistem layanan digital pesantren.